De eigenaar van een groot aantal kantoorpanden was opzoek naar een oplossingen om huurders en hun gasten gemakkelijker te ontvangen.
De eigenaar van een groot aantal centraal gelegen multi-tenant kantoorpanden in Nederland was op zoek naar een upgrade voor hun facilitaire services. Zij waren op zoek naar een manier om hun huurders en gasten, zoals bedrijven en flexwerkers, nog beter te kunnen ondersteunen bij alle processen en faciliteiten van het gebruik van een kantoorpand.
De onderwerpen waarop, in deze situatie, voornamelijk gefocust werd, waren de receptiedienst en het parkeren. Hierbij werd het de bedoeling dat de receptie inzicht kreeg op de activiteiten binnen het pand en de parkeerplaats. De prioriteit lag bij inzicht op de verhuurde parkeerplaatsen en overzicht over alle gekoppelde locaties vanuit het hoofdkantoor en elke tenant. Deze installatie werd gekoppeld met de bestaande hard- en software, HR-systemen, kentekenlezers en in- en uitrijzuilen.
Welke functionaliteiten zijn er gekozen?
De eerste wens was een applicatie waarin alles overzichtelijk wordt weergegeven en met het doel om hier alles inzichtelijk en overzichtelijk te maken. Deze applicatie zou door een groot aantal gemachtigden worden beheerd en, in verband met de diversiteit van de gebruikers, in meerdere talen worden uitgebracht.
In de applicatie werd het mogelijk om alle huurders, met persoon- en parkeergegevens, in de multi-tenant locaties te registreren en beheren. Hierdoor konden de recepties op elke locatie waar de applicatie van Bluefield Smart Access geïnstalleerd was, inzien of de huurders niet te lang parkeerden, zien wie van welke huurders er geparkeerd stonden en hoeveel plekken er in totaal gebruikt worden, per huurder, per locatie. Ook werd het mogelijk voor de receptie om iemand te registreren en te koppelen aan de juiste huurder, mocht deze persoon nog niet in het systeem staan of als gast het pand willen betreden.
Ook werden er verschillende rollen toegevoegd. De twee belangrijkste zijn de rollen ‘huurders’ en ‘medewerkers’. Deze rollen geven toegang tot het registreren van huurders en het beheren van het aantal parkeerplaatsen of het registreren en bewerken van persoonsgegevens per huurder, waarbij de medewerker ook het kenteken kan invoeren.
Deze functionaliteiten en, bijvoorbeeld, de rapportage functies, worden gereguleerd via een lokale registratie bij de receptie of een door de huurder aangewezen locatie.
Wat voor rapportagefunctie wordt er gebruikt?
De rapportagefunctie bij deze kantoorpanden is gefocust op de parkeeroplossingen. Door middel van een aantal camera’s en een controller, gekoppeld met BlueEntrance, werd het mogelijk om het verkeer in en om het pand te reguleren. Niet alle huurder binnen een pand maken evenveel gebruik van de parkeerplaatsen en hier moest een regeling voor komen. Vanwege de koppeling met de applicatie werd er gerapporteerd en weergegeven hoeveel elke huurder gebruik maakt van de parkeerfaciliteiten. Daarnaast werd het mogelijk deze te reserveren voor medewerkers, maar ook bezoekers en andere gasten. Hierdoor is het organiseren van deze faciliteiten uit de handen van de receptie genomen en worden de gegevens gepresenteerd via aantal parkeerders, per huurder, per periode.
De oplossingen van elk van de multi-tenant kantoorpanden waar BlueEntrance is geactiveerd zijn verbeterd en elk van de beheerders en recepties hebben overzicht over alles wat er gebeurt binnen de gekoppelde omgevingen. Tot slot heeft de eigenaar van de panden besloten de parkeeroplossingen te verspreiden over meerdere locaties.
Vraag je je af hoe dit bij jouw BlueEntrance ingericht kan worden? Schroom niet om ons te benaderen via info@bluefieldsmartaccess.nl of via 085-2100870.
