menu
NL EN DE

onze oplossingen

BlueEntrance

Uw online bezoekersregistratie met de mogelijkheid om toegangsrechten te koppelen aan uw toegangscontrole. BlueEntrance werkt met alle bestaande toegangssystemen. Ontvang uw bezoekers aan uw balie - loket en meld hun eenvoudig aan.

Waarom een registratieportal?

Het handmatig toegang verlenen aan iedere medewerker, bedrijfsbezoeker of groep kost veel tijd en inspanning. Wat te kosten kan gaan van het overzicht in het aantal bezoekers per host of per periode.

Een registratieportal help met het gestructureerd aanpakken van het algehele registratieproces. Dit voorkomt problemen met audits en zorgt voor duidelijkheid en inzicht voor de security-, facilitair- en de IT-managers.

BlueEntrance is dé web-based applicatie die uw receptie en HR ondersteunt bij het aanmelden, registreren en autoriseren van de bezoekers en medewerkers.

Functionaliteiten BlueEntrance

BlueEntrance bevat verschillende functionaliteiten om passend te zijn bij elke situatie. Elk van deze situaties vraagt om andere oplossingen en ons registratieportal biedt deze. De gebruikers van de applicaties en toepassingen kunnen elk gebruik maken van andere mogelijkheden, aangegeven en aangepast door de desbetreffende hoofdgebruiker. Het doel: Persoonsgebonden toegang voor iedereen!

Hieronder leest u meer over de mogelijke functionaliteiten binnen de registratieportal BlueEntrance.

BlueEntrance voor uw parkeerterrein

BlueEntrance kan naast het verlenen van toegang tot uw bedrijf, ook toegang verlenen tot uw parkeerplaats aan de medewerkers en bezoekers.

Dit is mogelijk door de optie om, naast de gebruikelijke NAW-gegevens, ook het kenteken van de voertuigen van de medewerkers en bezoekers te registreren. Middels een koppeling met het huidige parkeer- en/of kentekenherkenningssysteem wordt, bij de juiste toegangsrechten, direct toegang verleend aan het verbonden kenteken of de andere vorm van identificatie.

Een relevant onderdeel voor situaties waarbij meerdere huurders gebruik maken van eenzelfde parkeerplaats, is het telsysteem. Dit onderdeel helpt bij het inzichtelijk maken van de hoeveelheid medewerkers en/of bezoekers er per periode, hoelang en per huurder parkeren.

Geef uw medewerkers en bezoekers een geautomatiseerd maar gastvrij ontvangst!

Bezoekers registreren

Voorafgaand de aankomst van een bezoeker kunt u deze registreren. Niet alleen persoonsgegevens, de bijbehorende host of het kenteken, maar ook al de nodige persoonsgebonden toegangsrechten. BlueEntrance help bij het bereiken van de maximale efficiency en veiligheid binnen deze bedrijfsprocessen.

Met de flexibiliteit van BlueEntrance kan het systeem worden ingericht zoals u dat wilt. Voorbeelden van andere, specifiekere gegevens, zijn de gegevens rondom de lunchpauzes, een extra betrokken host or registratie en verificatie van benodigde veiligheidsdocumentatie.

Daarnaast is het ook mogelijk om grotere groepen bezoekers tegelijk aan te melden. Dit kan worden gedaan via het importeren van CSV-bestanden die de gegevens bevatten.

Inzicht in uw bezoekers

Naast het registreren, focust BlueEntrance ook op rapporteren. Het rapporteren van BlueEntrance geeft in één oogopslag inzicht in al uw voor-geregistreerde, aanwezige en afgemelde bezoekers. Dit is bruikbare en waardevolle informatie voor onder anderen de receptie.

Deze functie laat zien hoeveel bezoekers uw bedrijf op een bepaald moment telt (absoluut en gemiddeld) en wat bijvoorbeeld de piekmomenten zijn per periode.

Gastvrijheid kan hierdoor efficiënter worden toegepast. Het wordt duidelijk wanneer wie waarheen kan om mogelijk meer gasten te ontvangen dan normaal. De veiligheid kan met deze informatie mee bewegen zodat deze altijd in acht kan worden genomen.


Medewerkers registreren

Het registreren van medewerkers in BlueEntrance kan gemakkelijk handmatig of geautomatiseerd (mits er een hrm bronsysteem gekoppeld is). Per medewerker kan een role-based toegangsprofiel worden aangemaakt op basis van functie, -niveau of afdeling. De gegeven rechten kunnen bestaan uit specifieke rechten, bijvoorbeeld de rechten voor het toegangscontrole-, parkeer en/of het KIA/KUA-systeem.

De gepersonaliseerde toegangsrechten staan nu in het profiel van de betreffende medewerker. Afhankelijk van uw toegangscontrolesysteem staan ze direct gekoppeld aan de toegangspas en/of dient u nu de nieuwe pas te printen. Vanuit de BlueEntrance applicatie is het mogelijk de toegangspas te coderen en printen. Ook de lay-out van de passen kan worden aangepast aan uw wensen.

Bij de fysieke uitgifte van de gepersonaliseerde toegangspas kunt u uw medewerkers een digitaal akkoord laten geven voor ontvangst en voordat de persoon aankomt op locatie. Ook kan er een (parkeer) saldo worden gekoppeld aan deze pas. Dit gebeurt via het iDeal-portaal.

Als het wenselijk is een medewerkersprofiel uit te breiden met een pasfoto, kan dit middels een upload of het gebruik van een geïntegreerde- of aan het systeem gekoppelde webcam of een upload van een bestaande digitale pasfoto direct mogelijk.

BlueEntrance kan medewerkers ook zelf hun gegevens laten aanpassen. Mocht de medewerker in bezit zijn van een nieuw kenteken of telefoonnummer, dan kan dit zelf worden gewijzigd (mits zij daarvoor de rechten hebben).



Uw medewerker als host(ess)

Koppel de afspraak altijd direct aan uw medewerker en maak deze de host van de afspraak. Zo zijn uw bezoekers, receptie en de medewerker die dient als host, direct op de hoogte van het geplande bezoek. Daarnaast ontvangt uw medewerker direct een melding als de bezoeker bij fysieke aankomst wordt aangemeld door uw receptie. Waarna uw medewerker de bezoeker kan ontvangen en verder begeleiden naar de locatie van de afspraak.

Zo voorkomt u miscommunicatie en verhoogt u uw servicegerichtheid.



Zelfregistratie van medewerkers

Zoals eerder is vermeld, is het mogelijk voor bezoekers om een digitaal akkoord te geven of om profieldetails aan te passen bij bepaalde processen. Hiernaast kunnen de bezoekers ook compleet hun eigen registratieproces uitvoeren. Dit vergroot de efficiëntie binnen het bedrijf en sluit eventuele miscommunicatie uit.

Uw bezoeker vult zijn of haar naam, e-mail en het moment van het bezoek in en wordt via een automatisch gegenereerde mail uitgenodigd zichzelf vooraf te registreren. Deze mail bevat ook een routebeschrijving. De host van het bedrijf krijgt via mail de afspraakbevestiging met daarin de gegevens van de bezoeker.

Doordat BlueEntrance is gekoppeld aan het parkeersysteem, kan uw bezoeker bij aankomst direct het parkeerterrein op rijden.

Aanmelden via de zuil

Bij aankomst op locatie kunnen de bezoekers en/of medewerkers zich fysiek aanmelden bij de daarvoor bedoelde zuil. Deze wordt geplaatst in de entreeruimte. Het aanmelden kan op naam, het bedrijf wat de bezoeker verwacht of met de QR-code die verstuurd is door BlueEntrance. Uw bezoeker wordt automatisch aangemeld systeem.

Daarbij is het mogelijk een toegangspas te printen voor de bezoeker. Op deze pas staan dan de standaard of persoonsgebonden toegangsrechten (afhankelijk van het systeem).

Bij vertrek van de bezoeker volgt er een soortgelijk proces, maar dan voor het afmelden.

Zelfregistratie van gasten

Nodig uw klanten uit via een registratie mail door middel van de BlueEntrance Applicatie. Deze mail dient als uitnodiging aan de gast zodat de nodig informatie zelf ingevuld kan worden. Dit betreft persoons- en bedrijfsgegevens, kenteken en andere zaken die relevant zijn.

De uitnodiging kan gepaard gaan met andere belangrijke informatie van het bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn de veiligheidsinstructies van het bedrijf of eventueel verplichte bestanden. Dit is volledig naar wens in te richten.

Zodra de gegevens zijn ingevuld krijgt de receptie of de uitnodigende medewerker een bevestiging. De desbetreffende gast staat direct met alle correcte gegevens in het systeem als ‘verwachte gast’. Vanaf de toegang tot het parkeerterrein is het automatisch, goed en gastvrij geregeld.

Authenticatie, verificatie en autorisatie

Met de upload functionaliteit van BlueEntrance beheert u eenvoudig alle voor u belangrijke documenten, van medewerkers, contractors en uw bezoekers, voor een geverifieerd toegang tot uw bedrijf.

Authentiseer vooraf uw medewerkers en bezoekers en verifieer veiligheidsdocumenten, zoals paspoort, ID-bewijs, BHV, VCA, VOG, werkvergunningen en poortinstructies. Via de nodige web-services worden documenten gecontroleerd en geverifieerd op echtheidskenmerken en geldigheidsdata. Ook wordt u op de hoogte gehouden mocht er één van deze documenten verlopen, mocht u dat willen.

Autoriseer eenvoudig de toegangsrechten aan uw medewerkers en bezoekers voor de door uw gewenste periode.

Koppel uw operationele systemen

Een directe koppeling met uw huidige operationele systemen zoals uw Toegangscontrole-, Parkeer–, Active Directory-, HRM-, Locker-, Kleding-, (badge) Printer-, VOIP- en/of andere systemen als ID- en paspoortscanner, zorgen voor geautomatiseerd toegangsproces!

Welke systemen u ook gebruikt, als onafhankelijke partij kunnen wij de koppeling met ieder systeem voor u opzetten. Zo wordt het mogelijk eenvoudig uw bestaande gegevens te integreren in BlueEntrance.

Liever integratie zonder tussenkomst van BlueEntrance? BlueCon biedt daarvoor de uitkomst.


Toegang met QR-code

Het verlenen van toegang aan uw bezoekers gaat eenvoudig via een QR-code verbonden met de desbetreffende gebruiker.

Nadat uw bezoeker is aangemeld, wordt er automatisch een bevestigingsmail verstuurd met een QR-code. Deze QR-code is te gebruiken bij en geeft toegang tot de door u aangegeven locaties. Voorbeelden hiervan zijn parkeerterreinen en uw bedrijfspand.

Aanpasbare toegangspassen

De toegangspas voor uw nieuwe medewerker, contractor of bezoeker kunnen eenvoudig worden geprint. Aangezien deze pas vaak gebruikt zal worden, is het belangrijk dat deze past bij uw bedrijf. Hierom is de lay-out van de toegangspassen aanpasbaar naar wens.

Gezamenlijk ontwikkelen we de lay-out van uw toegangspassen.

Probeer BlueEntrance nu gratis!

Ervaar het gemak van professionele bezoekersregistratie en vraag direct de gratis trail van BlueEntrance aan!

Heeft uw bedrijf te maken met verschillende bezoekers, gasten en/of medewerkers? Dient u deze te registreren en is het gebruik van een papieren registratie iets wat niet gewild is? Kies voor een eenvoudige, geautomatiseerde en professionele bezoekersregistratie.

Uw directe voordelen

  • Vergroot direct uw gastvrijheid!
  • Met de dagelijks beheerfunctie ziet u direct alle bezoekersregistraties en kunt u persoonsgegevens wijzigen en bezoekers aan- en afmelden.
  • De bezoekersregistratie is AVG-proef.
  • Inzicht in uw bezoekersdata en historie dankzij de rapportagefunctie.
  • Meer overzicht en duidelijkheid tijdens calamiteiten dankzij inzicht in de aanwezigheid van de bezoekers en medewerkers.
  • De efficiency van de registratie neemt toe, foutkans neemt af en de bedrijfskosten dalen dankzij het automatiseren van veel handmatig werk.

Demo BlueEntrance


Uitdagingen en de oplossing voor het parkeermanagement bij NSI

Door het onduidelijke parkeerbeleid werden bedrijfsbezoekers niet altijd vooraangemeld en werd er bij grote drukte op niet-eigen plekken geparkeerd. Vaak werden de parkeerplaatsen van huurders onterecht bezet terwijl men daarvoor wel betaalde.

Ervaar BlueEntrance nu zelf!

Ervaar de gemakken van BlueEntrance nu zelf! Vul uw gegevens in en wij nemen vrijblijvend contact met u op voor het verstrekken van de inloggegevens.

Wij werken voor

  • Rijk
  • Heros Sluiskil
  • Interparking
  • HNK
  • Npo
  • Gemeente Utrecht
  • Meander
  • Gemeente Roosendaal
  • Aluchemie
  • FrieslandCampina
  • Interparking
  • NSI
  • Rode Kruis Ziekenhuis
  • TKH Security
  • Gem Roosendaal