menu

Waarom een registratieportal?

Het handmatig toegang verlenen aan iedere medewerker, bedrijfsbezoeker of groep kost veel tijd en inspanning. Daarnaast verlies je snel het overzicht in het aantal bezoekers per host of per periode.

Pak het registratieproces gestructureerd aan, voorkom problemen met audits en zorg voor inzicht voor uw security-, facilitair-, en IT managers
.

BlueEntrance is een web-based applicatie die uw receptie/HR ondersteunt bij het aanmelden, registreren en autoriseren van bezoekers en medewerkers.


Functionaliteiten BlueEntrance

Hieronder leest u meer over de mogelijke functionaliteiten binnen de registratieportal BlueEntrance!

Persoonsgebonden toegang voor iedereen!

BlueEntrance ook voor toegang-verlening tot uw parkeerterrein

Verleen met BlueEntrance niet alleen toegangsrechten, aan medewerkers en bezoekers, tot uw bedrijf maar ook tot uw parkeerplaats!

Registreer naast de gebruikelijke NAW-gegevens tevens het kenteken en verleen geautomatiseerd toegang tot het parkeerterrein. Middels een koppeling met het huidige parkeer- en/of kentekenherkenningsysteem wordt bij het tonen van de identifiër, bij de juiste toegangsrechten, direct toegang verleend.

Middels het telsysteem, erg interessant bij meerdere huurders, weet u exact hoeveel medewerkers/bezoekers er per periode, hoelang, per huurder parkeren.

Geef nu uw medewerkers en bezoekers een gastvrij ontvangst!

Meer rapportagemogelijkheden voor uw parkeersysteem? Lees verder over de mogelijkheden met de BluePark applicatie.

Bezoekers registreren

Registreer vooraf uw bezoekers, niet alleen met persoonsgegevens, host en kenteken, maar ook met algemene of persoonsgebonden toegangsrechten. Voor maximale efficiency en veiligheid kan BlueEntrance direct worden gekoppeld aan uw bestaande toegangscontrolesysteem.

BlueEntrance kunnen wij volledig naar uw wensen en eisen inrichten. Ook andere gegevens zijn erin op te nemen: lunch, extra host of registratie en verificatie van veiligheidsdocumentatie.


Meerdere bezoekers tegelijk aanmelden?

Heeft u een grote bijeenkomst of verwacht u meerdere bezoekers tegelijk? In BlueEntrance kunnen ook CSV-bestanden worden geïmporteerd. Uw receptie weet precies wie er komt, in één muisklik.


Registreer direct uw Medewerkers

Maak eenvoudig uw medewerkers aan in BlueEntrance of synchroniseer periodiek de basisgegevens van medewerkers vanuit het HRM bronsysteem met BlueEntrance. Koppel in BlueEntrance eenvoudig een role-based toegangsprofiel aan uw medewerkers o.b.v. functiegroep, -niveau of afdeling. Dit toegangsprofiel kan bestaan uit specifieke rechten tot het Toegangscontrole-, Parkeer- en/of het KIA/KUA systeem.

Als het wenselijk is een pasfoto toe te voegen aan het medewerkersprofiel, is het middels het gebruik van een geïntegreerde- of aan het systeem gekoppelde webcam of een upload van een bestaande digitale pasfoto direct mogelijk.

De gepersonaliseerde toegangsrechten staan nu in het profiel van de betreffende medewerker. Afhankelijk van uw toegangscontrolesysteem staan ze direct gekoppeld aan de toegangspas en/of dient u nu de nieuwe pas te printen. Vanuit de BlueEntrance applicatie is het mogelijk de toegangspas te coderen en printen. Het template kan uiteraard in uw huisstijl!

Bij de fysieke uitgifte van de gepersonaliseerde toegangspas kunt u uw medewerkers een 'digitaal akkoord' laten geven voor ontvangst.

Heeft uw medewerker een nieuw kenteken of telefoonnummer? Met een eigen login is uw medewerkers in staat zijn persoonlijke gegevens in te zien of te muteren.

Wilt u tevens een gepersonaliseerd (parkeer) saldo aan de pas koppelen? Middels de iDeal portal bestaat de mogelijkheid om per medewerker in te loggen en een saldo middels iDeal op de pas te zetten. Dit voor bijvoorbeeld een gereduceerd medewerkers tarief buiten werktijden om.

Uw medewerker als host(ess)

Koppel de afspraak altijd direct aan uw medewerker/ host. Zo zijn uw bezoekers, hosts en receptie direct op de hoogte van het geplande bezoek. Daarnaast ontvangt uw medewerker/ host direct een melding als de bezoeker bij fysieke aankomst wordt aangemeld door uw receptie. Waarna uw medewerker de host kan ontvangen.

Zo voorkomt u fouten en verhoogt u uw servicegerichtheid.





Zelfregistratie

Wilt u uw efficiency vergroten en fouten voorkomen? Laat uw bezoekers zichzelf registreren!

Uw medewerker vult naam, e-mail en het moment van het bezoek in en uw bezoeker wordt via een automatisch gegenereerde mail uitgenodigd zichzelf vooraf te registreren. Uw bezoeker ontvangt een bevestigingsmail met daarin een routebeschrijving. De host krijgt via e-mail de afspraakbevestiging met daarin de gegevens van de bezoeker.

Doordat BlueEntrance is gekoppeld aan het parkeersysteem, kan uw bezoeker bij aankomst direct het parkeerterrein op rijden.

Aanmelden via de zuil

Bij aankomst kunnen uw vooraf aangemelde bezoekers zichzelf fysiek aanmelden bij een speciale zuil in de entreeruimte. Dit kan op naam, bedrijf of met de door BlueEntrance meegestuurde (QR-)code. Uw bezoeker wordt nu automatisch aangemeld in het systeem. Daarbij heeft u de mogelijkheid om voor uw bezoeker een toegangspas met default of persoonsgebonden toegangsrechten te printen.

Bij vertrek volgt uw bezoeker hetzelfde proces, maar dan voor het afmelden.

Uitnodigingsfunctionaliteit

Nodig uw klanten uit via een registratie mail d.m.v. de BlueEntrance Applicatie. De receptie of medewerker verstuurd een uitnodiging naar de uit te nodigen gast. Deze gast kan dan alle benodigde informatie zelf invullen. (persoons- en bedrijfsgegevens, kenteken en andere zaken die relevant zijn)

Het is zelfs mogelijk om bijvoorbeeld de veiligheidsinstructies van het bedrijf te laten zien. Of verplichte bestanden te uploaden. Dit kunnen wij volledig naar uw wensen en eisen inrichten.

Zodra de gegevens zijn ingevuld krijgt de receptie of de uinodigende medewerker een bevestiging. De desbetreffende gast staat direct met alle correcte gegevens in het systeem als ‘’verwachte gast’’. Vanaf de toegang tot het parkeerterrein is de automatisch, goed en gastvrij geregeld.

Lees hier verder over de mogelijkheden van BlueEntrance of klik op ''onze oplossing'' om te kijken wat onze andere koppelingen voor u kunnen betekenen.

Niet vooraf geregistreerd? Geen probleem!

Is uw bezoeker nog niet vooraf geregistreerd en wilt u toch gebruik maken van zelfregistratie. Dat kan! Met een zuil of baliesteun in uw receptiehal kunnen uw bezoekers zich eenvoudig zelf registreren. Na registratie wordt de bezoeker direct aangemeld en kan hij zich bij vertrek ook weer afmelden via de zuil.

Authenticatie, verificatie en autorisatie

Met de upload functionaliteit van BlueEntrance beheert u eenvoudig alle voor u belangrijke documenten, van medewerkers, contractors en uw bezoekers, voor een geverifieerd toegang tot uw bedrijf.

Authentiseer vooraf uw medewerkers en bezoekers en verifieer veiligheidsdocumenten, zoals paspoort, ID-bewijs, BHV, VCA, VOG, werkvergunning en poortinstructie. Middels web-services worden documenten gecontroleerd op echtheidskenmerken en geldigheidsdata.

Autoriseer eenvoudig de toegangsrechten aan uw medewerkers en bezoekers voor de door uw gewenste periode.

Ontvang een reminder bij “bijna” verlopen cursussen documenten van uw medewerkers.

Liever via uw receptiemedewerker?

Uiteraard kunnen uw niet-geregistreerde bezoekers zich ook laten registreren bij uw receptiedienst. Net als in de voor-aanmelding registreert zij met behulp van BlueEntrance snel en gemakkelijk de gewenste persoonsgegevens.

Altijd inzicht in uw bezoekers

Met BlueEntrance heeft uw receptie in één oogopslag inzicht in al uw voor-geregistreerde, aanwezige en afgemelde bezoekers.

Via de rapportagefunctie weet u hoeveel bezoekers uw bedrijf telt (absoluut en gemiddeld), wat piekmomenten zijn per perioden.


Gastvrijheid, efficiency en veiligheid gaan hand in hand met BlueEntrance


VoIP-, Skype- en email integratiemogelijkheden

Ontlast uw receptiedienst en breng uw host/medewerkers eenvoudig op de hoogte van de gearriveerde bezoeker. Stuur middels BlueEntrance geautomatiseerd uw host een aankomstmail of maak met één druk op de knop een verbinding via VoIP of Skype.

Koppel uw operationele systemen

Een directe koppeling met uw huidige operationele systemen zoals uw Toegangscontrole-, Parkeer–, Active Directory-, HRM-, Locker-, Kleding-, (badge) Printer-, VOIP- en/of andere systemen als ID- en paspoortscanner, zorgen voor geautomatiseerd toegangsproces! Welk systeem u ook gebruikt, als onafhankelijke partij kunnen wij de koppeling met ieder systeem voor u opzetten opzetten. Zo worden eenvoudig uw bestaande gegevens in BlueEntrance geïntegreerd.

Integratie zonder tussenkomst van BlueEntrance? BlueCon biedt u de uitkomst.

Toegang met QR-code

Verleen eenvoudig uw bezoekers toegang middels een QR-code.

Na het aanmelden van uw bezoeker wordt geautomatiseerd een bevestigingsmail incl. QR-code verstuurd. Deze is bijvoorbeeld te gebruiken voor toegang tot uw parkeerterrein en/of uw bedrijfspand.

BlueEntrance in uw eigen huisstijl

Laat de registratieportal volledig op gaan in uw bedrijf! Presenteer uw logo, kleuren en presenteer uw tijdelijke boodschappen/acties

Vergroot uw hospitality niveau!

Internationaal inzetbaar! Selecteren eenvoudig de gebruikerstaal.

Printen van toegangspassen met Lay- out

Print eenvoudig de toegangspas voor uw nieuwe medewerker (PIL, PNNL), contractor of bezoeker. Selecteer eenvoudig, de vooraf ontwikkelde, gewenste Lay-out.

Gezamenlijk ontwikkelen we de lay-out van uw toegangspassen.

Single Sign On

Verleen middels single sign-On uw gebruikers toegang tot BlueEntrance. Er is dus maar één gebruikersnaam en/of wachtwoord nodig om veilig gebruikt te maken van meerdere applicaties en resources in het netwerk.

Vaak wordt single sign-on binnen organisaties gecombineerd met authenticatie-management (reduced sign-on), hierbij moet de gebruiker nogmaals inloggen wanneer een ander beveiligingsniveau is ingesteld.

Lees hier meer over single sign-on!

Beveiligings controle met 2FA

BlueEntrance is te beveiligen met een two factor authentication. Zo dien je naast de standaard beveiliging met gebruikersnaam en wachtwoord ook een aantal cijfers in te voeren welke de Authenticator toont op jouw smartphone.

Door gebruik te maken van een two factor authentication kan bij verlies van je wachtwoord (door welke manier dan ook) er geen toegang worden gekregen.

Probeer BlueEntrance nu gratis!

Ervaar nu het gemak van professionele bezoekersregistratie en vraag nu de gratis Trial BlueEntrance aan!

Heeft uw bedrijf te maken met bezoekers? De papieren registratie mag niet meer en wellicht bent u verplicht de registratie te verrichten. Kies voor een professionele bezoekersregistratie.

Uw directe voordelen

  • Vergroot direct uw Hospitality!
  • Met de dagelijks beheerfunctie ziet u direct alle bezoekersregistraties en kunt u persoonsgegevens wijzigen en bezoekers aan- en afmelden
  • Uw bezoekersregistratie is AVG-proof
  • Dankzij de rapportagefunctie (die alle historische gegevens omvat) krijgt u inzicht in uw bezoekersdata
  • Bij een calamiteit heeft u altijd direct de actuele aanwezigheid van bezoekers tot uw beschikking
  • Veel handmatig werk wordt geautomatiseerd: de efficiency neemt toe, foutkans en bedrijfskosten dalen

Demo BlueEntrance


Uitdagingen en de oplossing voor het parkeermanagement bij NSI

Door het onduidelijke parkeerbeleid werden bedrijfsbezoekers niet altijd vooraangemeld en werd er bij grote drukte op niet-eigen plekken geparkeerd. Vaak werden de parkeerplaatsen van huurders onterecht bezet terwijl men daarvoor wel betaalde.


Case study bekijken?
Vul uw gegevens in en druk op download voor de volledige case-study

Ervaar BlueEntrance nu zelf!

Ervaar de gemakken van BlueEntrance nu zelf! Vul uw gegevens in en wij nemen vrijblijvend contact met u op voor het verstrekken van de inloggegevens.

Wij werken voor

  • Rode Kruis Ziekenhuis
  • HNK
  • Keyprocessor
  • Gemeente Utrecht
  • Gemeente Roosendaal
  • NSI
  • FrieslandCampina
  • Interparking
  • Heros Sluiskil